Onboarding av vikarer – Slik sikrer du en god oppstart!

Vi vet alle hvor krevende det kan være å begynne i en ny jobb, der det meste er nytt og ukjent. Mange nyansatte vil føle det ganske uoversiktlig til å begynne med. Da er det godt å få litt støtte den første tiden, slik at man raskest mulig finner seg til rette på sin nye arbeidsplass.

En god onboardingprosess vil i mange tilfeller være det som utgjør forskjellen på en god og en dårlig oppstart, både for den nye medarbeideren, men også for resten av teamet. Ikke glem denne viktige prosessen selv om din nye medarbeider skal jobbe som vikar. En gjennomtenkt og god oppstartsfase for din nye medarbeider vil legge grunnlaget for et vellykket oppdrag.  På denne måten kan du i stor grad selv være med på å påvirke hvordan en vikar kommer til å lykkes med sine oppgaver hos dere!

Det er jo i grunnen ganske åpenbart. En god start er bedre enn en humpete start. Men har du tenkt på hvor avgjørende en god onboardingprosess faktisk kan være? Den lille ekstra innsatsen lagt ned i forbindelse med oppstart vil forhåpentligvis gjøre at deres nye medarbeider føler seg velkommen og inkludert. For de fleste innebærer dette økt motivasjon og rett innstilling til jobben som skal gjøres. For deg som oppdragsgiver kan gevinsten være et lavere sykefravær, høyere produktivitet og kvalitet. Ikke minst kan det hindre at vikaren slutter før oppdraget er ferdig.

Her får du Medievikars huskeliste for hvordan du kan sikre en god oppstart for din vikar:

Sett deg inn i avtalen som er inngått mellom deres bedrift og bemanningsbyrået

Du bør ha oversikt over hvordan timeføring og timegodkjenning fungerer, rutiner ved sykdom/fravær, når vikaren får lønn, oppfølging underveis i engasjementet og dine kontaktpersoner hos byrået. Spør din kontaktperson i bemanningsbyrået dere bruker dersom du lurer på noe rundt dette!

Informere og kommunisere internt

Sørg for at de personene som deres nye medarbeider skal samarbeide med er forberedt og kan bidra til en god velkomst. Om du ikke selv har mulighet til å følge opp vikaren litt ekstra den første tiden, finn gjerne en annen på teamet som kan ta dette ansvaret. Kall det gjerne en slags fadderordning, slik at personen(e) som får oppgaven føler det viktig og ansvarsfullt.

Ha praktiske ting klart

Om mulig – ha klart nødvendig utstyr, en kontorpult, adgangskort og annet praktisk. Iblant kan det gå svært kort tid fra man finner vikar og til oppstart. Om du ikke har tid eller mulighet til å sikre at alt er på plass innen vikarens første arbeidsdag, sørg for å hjelpe vikaren i gang og prioriter å få ordnet dette så raskt som mulig. Det vil gjøre vikarens første tid hos dere mye enklere dersom disse tingene er på plass.

Introduksjon til teamet

Introduser vikaren for kollegaer som vikaren kommer til å jobbe sammen med. Husk å invitere med deres nye kollega dersom dere har planlagt sosiale aktiviteter utenom jobb.

Avklar oppgaver og forventninger

Gjennomfør en oppstartssamtale, der dere snakker om hva jobben går ut på og hva vikaren er forventet å bidra med. Gi rom for spørsmål fra vikaren, dersom det er noe som kan være uklart. Her er det også naturlig at dere blir enige om detaljer rundt arbeidstider, pauser, arbeidsplan og lignende.

Sørg for at nødvendig opplæring blir gitt

Om du ikke selv skal stå for opplæringen må du sørge for å gjøre avtaler med de rette personene internt. Ikke undervurder verdien av en god opplæringsperiode! Ved å sette av nok tid til dette den første tiden, legger dere grunnlaget for gode resultater ut oppdragsperioden.

Følg opp underveis – og gi beskjed dersom noe ikke fungerer!

Om oppdraget strekker seg over en lengre periode, anbefaler vi å gjennomføre statusmøter underveis. Dersom samarbeidet med vikaren av en eller annen grunn ikke fungerer som forventet, eller det dukker opp andre uforutsette problemer, er det svært viktig å gi rask beskjed til bemanningsbyrået om dette. De fleste byråer vil ha rutiner for denne type situasjoner, slik at man raskt kan finne en løsning.